В программе 1С Бухгалтерия 3.0 есть знакомый всем нам объект «План счетов». Этот объект изначально — при формировании программы — состоит из заранее введённых бухгалтерских счетов.
Часто бухгалтеры говорят о желании изменить стандартный план счетов, добавить новый счёт или изменить состав субконто. В некоторых случаях такие изменения не влияют на функциональность программы, а в некоторых — создают трудности.
Что такое субконто?
Субконто – это инструмент аналитического учёта в 1С, который отражается по всем активным и пассивным объектам предприятия. Коротко говоря – это аналитические счета. С их помощью можно получить подробную информацию об имеющихся ресурсах с помощью бухгалтерских счетов для анализа.
В целом программа 1С Бухгалтерия позволяет вводить новые счета в пользовательском режиме. Переход к плану счетов осуществляется через приложение План счетов в разделе Производство меню Справочники программы. Нажав кнопку Добавить, добавляется нужный новый счёт или субсчёт. У счетов, введённых разработчиками программы через конфигуратор, рядом с буквой Т отображается жёлтая точка. У счетов, введённых пользователем, жёлтой точки нет. В счета с жёлтой точкой вносить изменения нельзя.
Теперь поговорим о причине написания этой статьи. Нужно ли добавлять новый счёт в план счетов или нет? В некоторых случаях бухгалтеры (в основном те, кто работал в версии 1С 7.7 или вёл учёт в Excel) хотят работать, добавляя новый счёт. Возьмём, к примеру, счёт 2010. Для отдельного учёта расходов по видам деятельности использовались такие счета, как 2010.1, 2010.2. При появлении нового вида деятельности добавлялся новый субсчёт. Этот способ был удобен и применялся в 1С 7.7.
Однако в 1С:Бухгалтерия 8 добавление новых счетов в таком порядке приводит к проблемам при закрытии месяца. В таких случаях программа может перестать работать. Требуются дополнительные настройки и перепрограммирование данного модуля программы. Несмотря на удобство для пользователя, есть и определённые отрицательные стороны. Внесение изменений в программу требует значительных финансовых ресурсов.
Расходы можно распределять, используя стандартные механизмы работы программы. Для этого существует субконто Номенклатурные группы. Эта проблема легко решается путём внесения названия вида деятельности предприятия в справочник Номенклатурные группы и его выбора в документах. Это позволяет видеть нужную информацию в отчёте ОСВ.
Одна из распространённых ситуаций — добавление субсчёта к счёту 5110. Добавление нового субсчёта, когда на предприятии больше одного расчётного счёта. Это тоже не нужно. У счёта 5110 есть субконто «Банковские счета».
У каждого счёта в дополнительном табличном виде есть аналитический показатель. Вместо добавления нового субсчёта нужно эффективно использовать именно этот аналитический показатель — Субконто.
Ещё одно распространённое желание: добавление нового субсчёта к счетам, используемым для расчётов с контрагентами (4010, 6010, 4800, 6900). В этом случае возникает несколько проблем. Первая — остатки по добавленным субсчетам не отражаются в бухгалтерском балансе. В таком случае для формирования баланса каждую операцию нужно вводить отдельно, либо требуется дополнительное программирование алгоритма программы. Вторая проблема — при получении оплаты от покупателей счёт-фактура на полученные авансы автоматически не формируется, что, в свою очередь, приводит к ошибке при расчёте суммы НДС.
Часто бухгалтеры хотят добавить субсчета к счетам, относящимся к контрагентам, потому что не используют эффективно настройки, имеющиеся в стандартных отчётах. В отчёте ОСВ 4010, 6010 отражаются без группировки по аналитике. Но это легко можно изменить в настройках отчёта. И в этом случае вместо добавления субсчёта нужно добавить «группу» в справочник «Контрагенты». В настройке отображения данных стандартных отчётов нужно выбрать «группу».
В качестве вывода. В большинстве случаев плана счетов, реализованного в механизме программы, достаточно для ведения бухгалтерского учёта. Для крупных предприятий или предприятий, ведущих деятельность на основе сложной учётной политики, добавление дополнительных субсчетов может быть оправданным. В таких ситуациях нужно также учитывать программные изменения, необходимые для того, чтобы добавленный новый счёт или субсчёт корректно отражался в балансе при операции закрытия месяца. Также нужно учитывать, что такого рода изменения потребуют постоянного перепрограммирования при обновлении базы, чтобы работать без ошибок.
